La importancia de los RFI y su impacto en los proyectos BIM en el Perú (parte 1)

La importancia de los RFI y su impacto en los proyectos BIM en el Perú (parte 1)

Por Edgardo Candela, asesor de la Gerencia General de HLC Ingeniería y Construcción SAC

El RFI (siglas en inglés de Request for Information) en un proyecto de ingeniería, construcción o de cualquier tipo de estudio, es el medio con el cual los interesados del proyecto se comunican para resolver dudas, imprecisiones y solicitar información complementaria que surja en un proyecto en cualquiera de sus fases.

Es un medio de comunicación protocolizado y con registro, que sustenta los cambios que se requieran hacer en desarrollo de los proyectos de estudio, de diseño, de ingeniería o de construcción. Tiene un tiempo de respuesta y su finalidad es no afectar el cronograma del proyecto.

Surge de la experiencia de las lecciones aprendidas y de las buenas prácticas donde confluyen varios actores con responsabilidades distintas y, por consiguiente, de roles diferentes.

Ilustración 1. Esquema típico Proceso del RFI de CoreWorx.

El número de requerimientos para información (RFI) es mayor en la construcción de una obra por la modalidad contractual del “fast track” (construir mientras se sigue avanzando en la ingeniería), usualmente basado en la idea de que el constructor es un experto que puede construir con poca información debido a su experiencia en obras similares, de allí que las bases de las licitaciones valoricen mucho la experiencia en obras del mismo tipo y muchas veces de montos referenciales similares a la cantidad que el propietario o sus consultores estiman.

La experiencia en la construcción nos señala que se sobrestiman las capacidades o se subestima la calidad de la información requerida necesaria para una buena construcción de cualquiera de los miembros involucrados en el proyecto. Por otra parte, si los alcances del proyecto no son bien entendidos por todos, puede que se requiera la emisión de muchos RFI y, aun así, la obra puede tener fallas de construcción, y entonces se eleven los costos y se alargue el proceso constructivo. Y eso puede ocurrir en cualquier modalidad contractual aceptada por las partes.

Entonces un RFI es un requerimiento de información que será usado para clarificar incertidumbres y malas interpretaciones máxime si se construye con planos 2D, o se requiera completar cualquiera falta de información que no sea suficientemente para construir bien, por falta de especificaciones, en los planos, el contrato y otros documentos. Por lo que, como se observa, caen en el ámbito de la interpretación de las personas. De allí, nace la idea de que se las use para justificar atrasos o solicitar trabajos adicionales a lo pactado inicialmente.

En un RFI hay originadores, por lo general son los constructores o subcontratistas los que envían sus RFI a la persona que ha emitido el documento, puede ser propietario o su representante, al diseñador o los consultores de la obra. La parte que recibe el RFI retronará la respuesta al contratista o constructor con la respuesta específica a la materia en cuestión. Por lo tanto, hay un ciclo y un tiempo, además de la calidad de la respuesta.

Pero ¿qué pasa si no hay respuesta o esta se demora?, se causa un grave conflicto de intereses como reclamos de días adicionales con sus costos inherentes, también puede ser el origen a conflictos legales posteriores por parte de los propietarios, de los constructores o de ambos.

Se dice que en EE. UU. el 25% de los RFI de las obras no obtienen respuesta. En nuestros países, donde cada obra representa una realidad distinta y donde existen reglamentos obsoletos, se privilegia lo legal sobre lo técnico, tenemos como costumbre convertir los proyectos de construcción en un campo de batalla, donde no se privilegia la buena fe sino los argumentos hallados en los recovecos de los contratos, o la búsqueda de fallas en la información a fin de desembocar en una maratón de emisiones de RFI. Además somos ajenos a las estadísticas y al control de los índices de rendimiento o los KPI de obra, que normalmente no registra como importante la data en torno de los RFI como número, calidad, disciplina comprometida ni alcance del impacto sobre el normal desarrollo de la obra, y se pondera mejor a los que ganan  cada batalla aún a costa de la calidad de la obra, por ambos lados de la ecuación.

Todo este procedimiento ignora que la obra es la realidad de un polinomio cuyas componentes y constantes de cada factor abonan en conjunto a una sola ecuación que debe optimizarse porque todos tienen el mismo signo en dicho polinomio ideal. Los RFI como fuente de conflictos potenciales deben llevarse con cuidado y con registros precisos. Se llega a la necesidad de usar un sistema mecanizado con un mapa definido del proceso de las RFI, que supervise todo el proceso y permita hacer las mediciones de las claves para hacer las correcciones a tiempo y posteriores en planteamiento de otros proyectos, estos son los que considera por ejemplo el Módulo RFI de Coreworx y otras mediciones a criterio de los propios Gerentes de Proyectos con la debida experiencia:

  1. Volumen por disciplina o área.
  2. Tiempos de los ciclos típicos (cada disciplina puede tener el suyo).
  3. Tasa de morosidad (por disciplina y global).
  4. Volumen de reclamaciones asociadas a RFI.
  5. Número de errores o revisiones en las respuestas.
  6. Tiempo empleado por los coordinadores que resulta de trasladar el proceso de la información a la finalización de la Obra, cuando ya no hay mucho por hacer.

¿Por qué fallan los proyectos, en tiempo, costo o calidad?

No somos un país de estadísticas, menos uno que muestra y comparte con transparencia su data de experiencia. Tampoco hemos hecho muchos esfuerzos para acumular data representativa, analizarla y sacar conclusiones como lecciones aprendidas a aplicar en los futuros proyectos. Eso no está muy internalizado en nuestras empresas, menos aún hacer transferible nuestra experiencia, ni tenemos objetivos comunes ni como gremio, sector o país, porque es un tema “comercial”. Por ello, lamentablemente nuestros análisis se basan en apreciaciones, percepciones o líneas de pensamiento basadas en la experiencia personal o criterio de experto, faltándole el soporte del análisis cuantitativo. Sin embargo, a pesar de que nos den una imagen correcta, sus perfiles no son confiables ni precisos para emprender cambios. Nos falta data para analizar, sacar las tendencias y las proyecciones y usarla para medir los progresos en la orientación necesaria. 

En términos generales, los proyectos fallan por los siguientes factores:

  1. Ingeniería incompleta o errónea.
  2. Producción en una obra sin considerar efectos de factores locales en la productividad.
  3. Secuencia constructiva inadecuada.
  4. Fallas y obsolescencia del cronograma de eventos.
  5. Falta de determinación y seguimiento de los KPI de la obra (*).
  6. Alcances poco claros que conducen a enfrentamiento estéril entre las partes.
  7. Alterar la secuencia apropiada de las etapas del proyecto por factores externos del mismo que obligan a usar procedimientos o mecanismos inadecuados en la construcción como el fast track, pedidos tardíos de equipo crítico para la obra o para el proyecto, exponer al personal a la fatiga para cumplir algún hito crítico, etc.
  8. Poca inversión en medios confiables de comunicación, aplicación de soporte de softwares para documentos, reportes en línea de inspección y seguridad, retroalimentación ausente o tardía de la Oficina de Control de Proyectos, ausencia de un repositorio único de acceso a todos los involucrados del proyecto con niveles de acceso y registros al día de preferencia en línea.

Sorprende que las grandes empresas de construcción encuentren costoso el seguimiento de algunos KPI colectados por especialistas en la obra, lo hacen en forma centralizada en la oficina de control del proyecto, pero desfasados en su ajuste, debido al tiempo transcurrido, ocasión del ajuste, medios de comunicación e importancia que la dirección de la obra considere para hacer los ajustes, se siguen preferentemente los índices clásicos: valor ganado, avance en % de tiempo, pocas veces de monto o de ambos. Los típicos mínimos son los CPI y SPI, y otros internos y aquellos que se pactan con el propietario o administrador de la obra.

Mucho se ha escrito y sustentado que la construcción es el sector que menos ha incorporado herramientas de tecnología que han impedido caminar de la mano, no importan unos pasitos atrás, de la revolución industrial especialmente de la revolución industrial 3 y 4. Las mismas, como se ha confirmado que entre éstas dos últimas el periodo ha sido muy corto, en general estas se han ido acortando desde que apareció el ensamblaje en línea, la fabricación en moldes, la manufactura en procesos cada día más automatizados, los estándares y las mediciones de productividad y los índices de rendimiento o KPI. 

En la construcción, ese camino es aún demasiado lento y conservador en todo. Hoy parece ser muy urgente, porque el tamaño económico de la construcción en el mundo genera economías que muchas veces han marcado la pauta entre crecimiento económico y recesión. De hecho, por ser intensiva en mano de obra y de un efecto multiplicador único, la construcción ha permitido pasar de ciclos económicos recesivos al crecimiento en forma efectiva y rápida por los costos directos e indirectos involucrados y sus partidas complejas. Pero a la par, la construcción en general enfrenta retos y desafíos cada vez más grandes. Pareciera que la magnificencia de la grandes obras de la historia marcasen nuevos hitos como desafíos a la construcción moderna. La Muralla China, las pirámides de Egipto o las pirámides mayas y el portentoso Macchu Picchu retan a los constructores modernos y diseñadores a alcanzar nuevas proezas, de allí las maravillas de la era moderna y posmoderna que asombran por la magnitud de montos de inversión, pero además en obras que parecerían imposibles de construir, desde rascacielos, a megaproyectos productivos, puentes enormes o carreteras que unen cimas de cerros o se deslizan en la profundidad marina, que  ahora permiten distinguir a los proyectos de ingeniería y construcción entre proyectos y megaproyectos. Y estos últimos han obligado a mejorar diversos aspectos en el diseño y construcción de las obras y crear nuevas herramientas que minimicen los errores y sean eficientes en el uso de los recursos, de todos los que ingresan a una obra, desde los materiales, de planeamiento, de gestión y control, así como otras habilidades para el personal técnico especializado en segmentos cada vez más pequeños. Felizmente apoyados por el gran impulso de la Tecnología digital.

La Construcción en general, adolece aún de:

  1. Fallas en entregas a tiempo y costo, o calidad y tiempo, calidad y costo o todas.
  2. Uso mínimo de prefabricados por falta de estandarización o aprobación de nuevas normas nacionales de construcción.
  3. Contratos conflictivos donde el objetivo de cada uno de los concurrentes a una obra, difieren en sus intereses, lo que produce conflictos que salen del ambiente técnico para convertirse en una batalla legal.
  4. Falta de Transparencia en la información relevante común por cuanto no se mira el objetivo del proyecto sino la defensa de los intereses individuales de las partes, en muchas obras además de manejos que lindan con componendas o arreglos bajo la mesa, independientemente que sean obras públicas o privadas, o público-privadas.
  5. Separación de un proyecto inadecuado cuando se independiza el costo del capital de inversión pre productiva del costo de la operación y del mantenimiento, cuando lo más adecuado es generar información desde el diseño hacia todas las etapas de la vida útil de un proyecto. Aún inclusive de su desactivación y remediación de suelos o ambiente.
  6. Los tres últimos puntos señalados, no son muy evidentes, pero creo que son la razón principal para introducir tecnología relevante para todo el proyecto en general, con responsables únicos y que sirva para gestionar la obra de acuerdo con los objetivos del Proyecto, desde su origen, su ciclo de vida y su final. Superados éstos, todos los restantes entran en control e información documentada.

Estas herramientas tecnológicas sirven para poder cumplir los KPI esenciales de las obras, que se encuentran muy bien descritos en un documento publicado por: Reporte Autodesk McGraw Hill Dodge:

Los 7 KPI de la construcción:

1. Problemas descubiertos en la documentación de la construcción.

2. Registro de RFI y sus respuestas.

3. Documentar órdenes de cambio.

4. Actualización de la programación del proyecto.

5. Software para seguridad e inspecciones.

6. Productividad laboral.

7. Calidad y cierre.

(El estudio ha encontrado por encuestas representativas que son, sin embargo, las empresas que facturan menos de US$100 millones en los EE.UU. las que se han propuesto hacer más intensiva la inversión y el seguimiento de éstos KPI).

Sin embargo, para que estos KPI sean controlables, se requiere una Ingeniería completa que se materialice en modelos con información al nivel que se requiera. No tiene que ser perfecta pero lo suficientemente buena para que los desvíos no sean tan grandes. Por ello, requerimos hablar de la metodología BIM para proyectos, su interconexión con el planeamiento de la construcción y su proyecto a través del documento BIM al nivel del alcance que se requiera para el proyecto, BIM lo denomina sus dimensiones.

BIM, mellizo digital, VDC y construcción LEAN:

La base conceptual del proyecto se hace en BIM y se desarrolla el proyecto por etapas hasta alcanzar su objetivo, en esta etapa se determina el uso y el detalle de la información para que sea útil de lo que se pretende alcanzar. Si se detalla a nivel construcción el modelo deberá contener toda la Información para poder plasmar el proyecto. Cada parte componente por más básica que sea tiene que estar definida y el modelo debe alcanzar la granulometría para poderla representar visual y virtualmente. Cuando ha ocurrido esto, se debe involucrar al ingeniero de construcción del proyecto para que aporte su experiencia en el proceso constructivo más eficiente, que se le denomina constructibilidad que debe comprender la secuencia óptima de la construcción de la obra, su cronograma e hitos de control, el desagregado de secuencia de la construcción y el manejo acorde a este de todos los recursos, incluyendo la mano de obra y dirección a lo largo de cada etapa del proyecto. Es decir, estamos completando el diseño al detalle de cómo realizarlo, materializarlo y que recursos se requieren, cuándo se requieren y el tiempo y costo total de la obra. Además de la secuencia constructiva y la seguridad y planeamiento detallado de las Maniobras especiales que sean necesarias y en qué momento. Es decir, el modelo BIM 3D alcanza las dimensiones 4D y 5D.

El concepto de mellizo digital surge como una necesidad de integración del diseño a la construcción real previo paso por la construcción digital, si los recursos planeados a usar contienen el concepto de máximo rendimiento con el mínimo uso de los recursos se introduce el concepto de la construcción Lean o austera. El mellizo digital también es el desarrollo del modelo BIM a su realización como obra final si se concluye con un modelo BIM 3D, tal como fue construido (“As Built”). Es natural que haya sido así, por cuanto las mayores ventajas de un buen y completo diseño hasta dónde es posible, se dan en esta etapa de la construcción. En ese aspecto, el VD&C es una forma detallada como metodología para extender el diseño a la construcción. Ha sido desarrollada en la Universidad de Stanford y está formando profesionales en esa metodología en el Perú por intermedio de la Universidad de Lima. Tiene el mismo objetivo en EE. UU. y en Europa donde están desarrollando también centros en la nube interconectado a una base de dato VDC. Es la forma que ha desarrollado la Universidad de Stanford para desarrollar del BIM 3D al  4 y 5D.

Madurez BIM

En el siguiente cuadro se muestra la relación entre la madurez en BIM de empresas o países, en relación con los conceptos que la definen y el objetivo de su uso.

SNC Lavalin Report, digital – twins – for – built – environment – report

Hay otras formas de mostrar objetivamente el concepto de Madurez que se alcanza en la implementación y uso de la tecnología BIM y el mellizo Digital. (El concepto y la valoración de cada etapa lo desarrolló en extenso Billal  Succar en múltiples trabajos publicados por él, como un gran propulsor de BIM y su aplicación en el mundo.

De acuerdo con el siguiente cuadro publicado por Autodesk y elaborado por Dodge, se muestran las principales ventajas percibidas por los Propietarios y constructores de obras en los países desarrollados.

Report Dodge sobre beneficios percibidos por los países con Implementacíón BIM

Algo más sobre el mellizo digital, de acuerdo al Centro de Construcción Digital Británico (CDBB): “lo que distingue al mellizo digital de cualquier otro tipo de modelo digital es su conexión con el mellizo físico”,;la siguiente ilustración lo expresa muy bien:

Tomado de BIM Today, article titled: «Exploring the Digital Twin Construction» by David Philpde i3 by AECOM

“El mellizo digital permite a los usuarios visualizar el activo, revisar su estado, analizar rendimientos y generar observaciones para predecir y optimizar su rendimiento”: BIM Today, Q&A about Digital Twin.

Construcción LEAN

El concepto LEAN se aplica al óptimo uso de todos los recursos. Es una Metodología que está considerada dentro de las metodologías ágiles y en combinación de otras metodologías, como Scrum, también se usa en forma muy efectiva en el diseño y construcción de obras o activos. Derivado de las propias características del LEAN, que en esencia es una reducción de los procesos, pero manteniendo la misma calidad de los productos o entregables, en el tiempo justo (“Just in Time”), con indicadores visuales que produce un control ordenado y objetivo y con iteraciones que permiten la mejora continua no solo de los productos y activos sino también de los procesos. Estos conceptos aplicados a la construcción de obras nos deben brindar el mejor resultado posible, el máximo valor para el propietario al costo óptimo y entrega a tiempo y sin desperdicios. El principio LEAN es aplicable al plan de constructibilidad lo que resulta en el cronograma de actividades y en la secuencia óptima que se enlaza con los suministros y la disponibilidad de estos en la obra en entregas en el plazo justo. Además, como la metodología aplica a todos los procesos, debe ser la base de la gestión diaria en la construcción de las obras. Las oportunidades de su aplicación se ilustran muy bien así:

Fuente: www.Practicorte.com

Pero, como sabemos estos principios están implícitos en las modalidades de entrega de los activos que analizaremos en detalle más adelante.  En la construcción LEAN se hace énfasis en la medición de los recursos, del mejor valor alcanzable de la productividad de todos porque se deben hacer los análisis respectivos de las pérdidas de cada uno de los recursos, sin perder nunca de vista que el foco es la entrega del valor. La entrega de proyectos de construcción LEAN, por lo tanto, es la culminación del resultado del planeamiento, el control y la evaluación final del proyecto en función de su objetivo la entrega del activo, sin perder de vista todos los ciclos de vida del proyecto, con el máximo valor para el cliente o propietario con el uso óptimos de todos los recursos. Tanto los contratos NEC, IPD como alianzas, llevan implícito el concepto LEAN, pero se ha ido afinado la metodología que va adquiriendo categoría propia, por lo que se puede hablar también de contratos de construcción Lean.

De la madurez de BIM, individuos, empresas y países

¿Qué es madurez BIM?

Es el desarrollo alcanzado por individuos, empresas y países que han sistematizado el conocimiento en los estándares y el desarrollo en el campo de aplicación de la metodología en sus procesos de diseño de ingeniería y construcción.

¿Cómo se mide?

M. Kassem, B. Succar y colaboradores escribieron este artículo donde proponen los factores relevantes que hay que considerar para medir la Madurez en BIM de los países con una sola regla o medida en su artículo titulado “A PROPOSED APPROACH TO COMPARING THE BIM MATURITY OF COUNTRIES”. En este se compara la generación de documentos relevantes, notables que se hayan podido desarrollar en un país ordenados en el siguiente esquema que proponen los autores:

También se puede medir la madurez bajo el esquema propuesto que lo difunde BIM Forum de UK, el cual es más difundido a la fecha.

¿Por qué es importante la madurez BIM alcanzado?

No solo por el dominio de la metodología y las ventajas que representan su uso, sino porque así se puede establecer estándares y reunir a los interesados en un solo sistema para compartir todos los desarrollos e integrarlos en una gran base de Datos, que se constituyen en una sola gran Biblioteca Nacional BIM como existe en muchos países. Véase el sitio web de la NBS National BIM Library, de UK aquí.

Matriz de madurez BIM:

Estos 5 niveles se han graficado para los tres componentes de la madurez BIM, que son las capacidades técnicas, De los procedimientos y del personal involucrado, puede ser tan fino como hacerlo para cada proyecto.

Publicado en BIM +, referencia: 4D Construction Group, UK.

Basados en la evaluación de las capacidades BIM del personal y el nivel de madurez en la organización (de sus procesos) se puede establecer un puntaje numérico que muestra de modo significativo el avance de la organización en la metodología. Asimismo, trazar planes para seguir incrementando el nivel de madurez de la empresa en el tiempo.

De la necesidad de implementar BIM estandarizado

La única ventaja de iniciar tarde es repasar lo andado y tomar las mejores experiencias en el asunto en un ambiente socio económico lo más similar posible.

Cuando me interesó el tema, hace algunos años ya, me llamó la atención los avances del Reino Unido, Estados Unidos, España, Singapur, Australia y Nueva Zelanda. Cada uno aportaba lo suyo para formarme un concepto integral de las rutas que había que recorrer. Posteriormente México y Chile llenaron mi tiempo de seguimiento y lectura de sus pasos.

Pero es la lectura de los estándares de Reino Unido que se inician con el Estándar Level 1BIM – BS 1192-2007 +2016, y el desarrollo de la Librería Nacional de Objetos BIM bajo el Estándar BS 8541-2:2011Library Objects  for AEC Industry, la que me dio el derrotero a seguirlo como país Guía. Cuando UK decidió dejar de actualizar sus Estándar y apoyar los avances que había iniciado la ISO, que ahora son las ISO 19650 1 y 2, estaba estableciéndose un Estándar Internacional que homologa los desarrollo BIM de los países. Además, sabemos que el MEF ha decidido adoptarlo como norma nacional y que a la fecha ya se ha empezado a trabajar en las respectivas normas nacionales BIM, entonces estamos en el camino correcto, por lo que confiamos en que tendremos pronto un marco de desarrollo estandarizo con las normas internacionales de la ISO en Perú.

Un poco la historia: la  BSI (British Standard Institute) decidió en el 2018 dejar de actualizar sus normas internas y en conjunto con la UK BIM Alliance y el Centre for Digitally Built Britain (CDBB) acordaron colaborar para crear una sola Guía para la Adopción de la Serie ISO 19650, la misma que se ha ampliado a toda Europa. Un caso similar ocurrió en Chile que empezó con las normas PAS pero a la fecha están adaptando su estándar BIM Nacional a un sistema que toma la esencia de la ISO 19650.  Véase al respecto una presentación del proceso que han llevado a cabo en este enlace.

Lo esencial de la Norma ISO es que en una sola plataforma de estandarización se ha integrado todo lo necesario para una confiable producción de bienes y servicios que una empresa de ingeniería, construcción, operación y mantenimiento de activos que entregue al cliente con el cumplimiento sus requisitos o alcances en un solo documento que permite un repositorio documental vivo -en permanente actualización- para todas las fases de un proyecto, esta afirmación se grafica muy bien en la siguiente figura.

Estando en mi concepto, implícito la seguridad, salud y la conservación del medio ambiente que ahora son imprescindibles por las regulaciones legales y las exigencias internas y externas al proyecto.

(Referencia, BIM Forum Chile, presentación aludida)

(CONTINUARÁ … )

Autor: Energiminas (info@prensagrupo.com)